Las 10 funciones indispensables para aprender en Excel según Harvard
La Universidad de Harvard se unió con Microsoft para realizar una encuesta sobre el uso de Microsoft Excel y determinar qué funciones son las esenciales en esta icónica herramienta de la familia Office. Imagen: Referencial
Muchas personas en algún punto de sus vidas diarias o trabajos usa Excel, la icónica herramienta de hojas de cálculo de Microsoft creada en los años 80.
Hoy en día son muchas más las personas que recurren a cursos y tutoriales online para aprender y perfeccionar más su uso, ya que les va a ayudar no solo personal sino profesionalmente.
Es por ello que la prestigiosa Universidad de Harvard ha realizado una encuesta en conjunto con Microsoft para determinar qué tan usada es Excel. Dicho estudio arrojó como resultado que la aplicación tiene al menos 10 de sus 500 funciones que son esenciales para trabajar y que los trabajadores deben aprenderlas y ponerlas en práctica. Asimismo, el estudio indicó que un trabajador pasa más de un 10% de la vida laboral elaborando hojas de cálculo. Esa cifra, incluso, se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día para aquellos trabajadores que se dedican a investigación, finanzas o desarrollo. De igual forma, detalló que su conocimiento “puede marcar la diferencia” a la hora de “ahorrar tiempo y mejorar la productividad”.
La casa de altos estudios ubicada en Massachusetts, en los Estados Unidos, detalló en su sitio web (Harvard Business Reviev) que 750 millones de personas trabajan de forma diaria para mantener Excel actualizado y, por lo tanto, el producto de Microsoft aún se destaca en comparación con otras herramientas de cálculo similares.
Las 10 herramientas esenciales de Excel que hay que manejar
1. Pegado especial
El usuario necesitará aproximadamente 10 minutos para completar su aprendizaje. La aplicación permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas.
Pero el usuario puede ahorrarse todo eso con el pegado especial, una opción que sirve para poder elegir qué elementos se copian y cuáles no. De esa manera se evita copiar formatos o fórmulas indeseadas.
Cuando se copia lo que hay en la celda (Ctr+C) se debe pulsar Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y seleccionar lo que se quiere copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También se puede usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.
2. Insertar varias filas
Este aprendizaje se puede adquirir en unos 2 minutos. Es ideal para cuando se necesita añadir varias filas a una tabla, permitiendo agiliza la tarea.
Se usa un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) y se selecciona el número de filas que se quiere agregar. Luego se debe hacer clic en el botón derecho para insertarlas.
También se puede usar el comando «Insertar filas de hoja», siempre y cuando se seleccione previamente las filas que se van a añadir.
3. Relleno rápido
Su aprendizaje demora unos 30 minutos, según Harvard. El relleno rápido o Flash Fill en inglés puede usarse en diferentes situaciones. Se trata de un ahorro de tiempo fantástico cuando se necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa.
Es un sistema que permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que se realiza e identificar patrones para completar algunas celdas. De esa forma, se rellenan luego de forma automática. ¿Ejemplos? Sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.
Para ejecutarlo, se debe pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de «Datos» y activar «Relleno Rápido». En caso de no aparecer esa opción, se puede probar en «Avanzado» y «Relleno Rápido Automático».
4. Índice y coincidir
Este aprendizaje demandará unos 45 minutos para asimilarlo, de acuerdo a la casa de altos estudios.
«Índice» y «Coincidir» se utilizan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando se combinan se aprecia su productividad.
Ambas permiten extraer datos y valores concretos que se necesitan de grandes hojas de cálculo. Así, transforman una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla.
«Índice» tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.
En tanto, la función “Coincidir” (valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5. Suma rápida
Permite, por ejemplo, seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos.
Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a «Autosuma». Su aprendizaje demora 2 minutos
6. CTRL Z / CTRL Y
Permite revertir errores o recuperar lo recientemente borrado.
Se debe pulsar Ctrl + Y para revertir cualquier «error» que previamente se eliminó con el uso de Ctrl + Z.
7. Eliminar duplicados
Este aprendizaje necesita unos 10 minutos de asimilamiento. Sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.
La Universidad de Harvard recomendó colocar en otra hoja lo que desees borrar. De este modo, el sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.
Se debe seleccionar la tabla, ir a la pestaña «Datos» de Excel y hacer clic en «Quitar Duplicados». El programa preguntará a qué columna se le aplicará el cambio.
8. Congelar paneles
Este aprendizaje necesita 15 minutos para asimilarlo. Permite inmovilizar filas y columnas para contrastar datos que se tienen lejos de otros dentro de la hoja de cálculo.
Para ejecutar: Se debe elegir la parte de la hoja de cálculo que se quiere congelar y hacer clic en el menú «vista» o «visualización». Luego, seleccionar «inmovilizar fila superior» e «inmovilizar columna», haciendo clic en lo que quieras congelar.
9. F4
Este aprendizaje demora 10 minutos en asimilarse. El F4 posee dos funciones específicas en Excel. Por un lado, crea una referencia absoluta, mientras que por el otro, repite la acción más reciente.
Se pulsa F4 cuando se necesite realizar alguna de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si se presiona la tecla mientras se tiene resaltada una celda con una fórmula, brindará opciones de posibles referencias.
10. Ctrl + flechas
Este aprendizaje demorará 5 minutos en asimilarse. Es una opción práctica para grandes bases de datos. Permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.
Presiona el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplaza por él con el uso de las flechas. También sirve para seleccionar datos en segundos y maximizar la productividad.
Con inforrmación de InfoTechnology.
